Template para contabilidades: documentos dos clientes no prazo, sem cobrança
Um modelo pronto para importar no Experto: o cliente marca que mandou os documentos e o fechamento do mês roda em ciclo, com prazo em cada etapa.
Este template monta no Experto o controle de documentos na contabilidade, do pedido ao cliente até a entrega das guias. Cada cliente marca que mandou extratos, notas e a folha do mês, e o escritório vê quem falta sem mandar uma mensagem sequer.
Baixe o arquivo, importe na conta do escritório e rode um ciclo de teste com um cliente fictício antes de chamar a carteira inteira.
O fechamento trava antes de começar
Nenhum fechamento sai antes de os documentos chegarem, e é aí que o mês do escritório empaca. Metade dos clientes mandou tudo. A outra metade responde "já vou mandar" no WhatsApp, e o extrato que faltava aparece depois da apuração.
O tamanho da carteira pesa. Na Pesquisa de Preços e Serviços 2024 do Sescon-SP, os escritórios contábeis do estado de São Paulo atendem, em média, 187 clientes ativos, e 33% deles não cobram pelo retrabalho.
Os sintomas costumam ser os mesmos:
- a equipe cobra documento cliente por cliente, todo mês;
- o pedido some no meio da conversa do grupo;
- o documento atrasado vira trabalho refeito, de graça;
- os vencimentos ficam numa planilha que ninguém abre.
Como o template faz o controle de documentos na contabilidade
O template separa quatro coisas: o escritório, os clientes, as etapas do fechamento e o que cada área precisa receber. Cada uma tem o seu lugar no Experto:
- Conta: é o seu escritório, com o time inteiro. Se ela ainda está vazia, os primeiros passos no Experto mostram como trazer todo mundo.
- Clientes: cada cliente vira uma subconta, com nome, cor e foto. Quem cuida dos documentos do lado dele entra como convidado.
- Etapas: cada etapa do fechamento é uma lista da conta, conectada à próxima.
- Itens: cada cliente tem um item por área (Pessoal, Fiscal e Contábil), com a lista do que mandar na descrição.
A base é a mesma do template de aprovação para agências, com uma diferença que muda tudo: aqui o fluxo dá a volta e recomeça no mês seguinte. É a lógica da página do Experto para contabilidades, agora num modelo pronto para importar.
O ciclo do fechamento, etapa por etapa
São cinco etapas em ciclo e uma rotina à parte, e cada uma dá ao item um prazo ao chegar. Os prazos contam em dias úteis, a partir do expediente que você define na conta.
| Etapa | O que acontece | Quem age | Prazo ao chegar |
|---|---|---|---|
| Documentos do mês | O cliente conclui quando mandou | O cliente, como convidado | 3 semanas, na volta |
| Conferência | Confere se chegou tudo | A área do item | 1 dia útil |
| Apuração e lançamentos | Impostos, folha, lançamentos e conciliação | A área do item | 3 dias úteis |
| Obrigações e guias | Declarações enviadas e guias anexadas | A área do item | 2 dias úteis |
| Entrega ao cliente | O cliente baixa as guias e conclui | O cliente, como convidado | 3 dias úteis |
| Obrigações anuais | Declarações do ano, como rotina | A área do item | 12 meses depois de concluir |
Na prática:
- Documentos do mês. O cliente lê na descrição o que mandar, envia pelo canal de sempre e conclui. O item vai para a Conferência, e quem cuida da carteira recebe o aviso no sino.
- Conferência. Quem vai conferir dá um Pull, e o escritório todo vê com quem está. Faltou um extrato? Escreva na descrição o que falta e use Mover para… para devolver o item ao cliente, com prazo.
- Apuração e lançamentos. É o trabalho de cada área: o Fiscal apura os impostos, o Pessoal calcula a folha e o Contábil lança e concilia.
- Obrigações e guias. Antes de concluir, anexe ao item as guias, os recibos de entrega e os holerites.
- Entrega ao cliente. O cliente baixa os anexos e conclui. O item volta para Documentos do mês, já com o prazo do pedido seguinte.
Com esse ciclo, o controle de documentos na contabilidade para de depender de alguém lembrar de cobrar.
Por que cada área tem o seu item
Pessoal, Fiscal e Contábil trabalham em ritmos diferentes, então cada área tem o seu item. A folha precisa do ponto logo no começo do mês. O extrato pode chegar uns dias depois sem atrasar ninguém.
Todo item segue o padrão [Área][Cliente] - Título:
[Pessoal][Laurence] - Ponto e variáveis da folha[Fiscal][Laurence] - Notas e faturamento[Contábil][Laurence] - Extratos e comprovantes
Assim, qualquer pessoa acha o item pela busca, no painel ou no Organizador. Ao criar no Novo item, escreva também #Laurence: o #Laurence some do título e o item já entra marcado com o cliente.
O que o cliente vê e faz
O cliente entra como convidado e só enxerga duas listas: Documentos do mês e Entrega ao cliente. Ele vê só os itens da empresa dele, com a descrição e os anexos.
Em Documentos do mês, concluir quer dizer "mandei"; em Entrega ao cliente, "recebi". Os arquivos seguem pelo canal de sempre, e o item registra quando o cliente confirmou. Dá até pra confirmar pelo app do iPhone.
Convidados não ocupam cadeira e são ilimitados em todos os planos. Cabem até 500 clientes na mesma conta, e o escritório paga só pela própria equipe.
Obrigações do ano sem planilha
As obrigações anuais viram uma rotina: concluiu, o item volta aberto com prazo para dali a 12 meses. É a lista conectada a ela mesma, o recurso que transforma qualquer tarefa recorrente em rotina.
O template traz três exemplos:
- a declaração anual do Simples Nacional (DEFIS);
- o informe de rendimentos dos funcionários;
- a declaração de imposto de renda dos sócios.
A última aparece em quase todo escritório: na mesma pesquisa do Sescon-SP, 91% fazem a declaração de pessoa física. Defina o prazo de cada uma no primeiro ano, e o resto fica por conta da rotina.
Teste o ciclo antes de chamar os clientes
O template vem com a lista Comece aqui, um roteiro de onze passos para configurar e testar o ciclo. Antes de abrir para a carteira, faça um ensaio:
- Importe o template como administrador da conta.
- Ative as subcontas com o nome Clientes e crie um cliente fictício.
- Convide a si mesmo, com outro e-mail, como contato desse cliente.
- Entre como o cliente e conclua um item de Documentos do mês.
- Na Conferência, dê Pull e teste o Mover para… de volta ao cliente.
- Leve o item até a entrega, anexando um arquivo qualquer em Obrigações e guias.
- Confirme como cliente e veja o item voltar para Documentos do mês, com prazo novo.
Pergunte ao agente de IA quem ainda não mandou
Com o Experto MCP, o seu agente de IA acompanha o fechamento junto com o time. Funciona com o Claude, o ChatGPT e outros apps compatíveis com MCP.
Alguns pedidos que funcionam bem:
- "Quais clientes ainda não concluíram os itens de Documentos do mês?"
- "Crie em Documentos do mês os itens de Pessoal, Fiscal e Contábil dos clientes novos, com a lista de documentos na descrição."
- "O que está atrasado em Apuração e lançamentos?"
Cada pedido cria até 50 itens, já com o cliente marcado. No Contexto da conta para a IA, escreva o regime tributário de cada cliente e o padrão de nome dos itens.
Saiu de uma reunião com o cliente cheio de combinados? Veja como transformar a reunião em tarefas com IA.
O administrador libera as conexões em Administração › Agentes de IA e decide se o agente só lê ou também edita. A IA nunca exclui nada.
Baixe o template e importe em 3 passos
O template é um arquivo do Experto, pronto para importar na conta do escritório.
Baixar o template de controle de documentos na contabilidade (.json)
- Entre na conta do escritório como administrador.
- Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
- Escolha o arquivo, confira na prévia as 7 listas e os 17 itens e clique em Importar.
As listas chegam em Só administradores. Siga a lista Comece aqui para abrir as etapas ao time e as duas listas aos clientes.
Como adaptar à rotina do seu escritório
O template é um ponto de partida: renomeie, junte ou separe etapas à vontade. Algumas ideias:
- Escritório pequeno, em que a mesma pessoa confere e apura: junte Conferência e Apuração e lançamentos numa lista só.
- Departamentos com fila própria: duplique as etapas por área. Para o que um departamento pede ao outro, use o template de pedidos entre áreas.
- Cliente novo na carteira: a entrada dele cabe no template de implantação de clientes.
Os prazos se ajustam na configuração de cada lista, em Lista conectada e Estimativa.
Perguntas frequentes
O cliente consegue mandar os documentos pelo Experto?
O convidado conclui e pode deixar um comentário, mas não anexa arquivos: os documentos seguem pelo canal que o escritório já usa, e o Experto registra quando o cliente confirmou. Na volta, o cliente baixa as guias anexadas direto da lista dele.
O cliente paga alguma coisa para participar?
Não. O cliente entra como convidado, sem ocupar cadeira, em todos os planos. Ele vê só os itens da empresa dele.
Quanto custa usar o Experto no escritório?
O Experto é grátis para sempre até 2 membros, com todos os recursos. Os valores para times maiores estão na página de preços.
Pronto pra fechar o mês sem cobrar ninguém no WhatsApp? Crie a sua conta gratuita, importe o template e coloque o controle de documentos na contabilidade para rodar ainda neste fechamento.
