Plantilla para estudios contables: los documentos de los clientes a tiempo, sin perseguir a nadie
Una plantilla lista para importar en Experto: el cliente marca los documentos que envió y el cierre del mes corre en ciclo, con plazo en cada etapa.
Esta plantilla arma en Experto el control de documentos en contabilidad, del pedido al cliente hasta la entrega de los formularios de pago. Cada cliente marca que envió extractos, facturas y las novedades de nómina del mes, y el estudio ve quién falta sin mandar ni un mensaje.
Descarga el archivo, impórtalo en la cuenta del estudio y haz un ciclo de prueba con un cliente ficticio antes de sumar a toda la cartera.
El cierre se traba antes de empezar
Ningún cierre arranca antes de que lleguen los documentos, y ahí es donde se frena el mes del estudio. La mitad de los clientes envió todo. La otra mitad responde "ya te lo mando" por WhatsApp, y el extracto que faltaba aparece después de la liquidación.
El tamaño de la cartera pesa. En la Encuesta de Precios y Servicios 2024 del Sescon-SP, los estudios contables del estado de São Paulo, en Brasil, atienden en promedio 187 clientes activos, y el 33% de ellos no cobra por el retrabajo.
Los síntomas suelen ser los mismos:
- el equipo persigue documentos cliente por cliente, todos los meses;
- el pedido se pierde en medio del grupo de mensajes;
- el documento atrasado se convierte en trabajo rehecho, gratis;
- los vencimientos viven en una planilla que nadie abre.
Cómo hace la plantilla el control de documentos en contabilidad
La plantilla separa cuatro cosas: el estudio, los clientes, las etapas del cierre y lo que cada área necesita recibir. Cada una tiene su lugar en Experto:
- Cuenta: es tu estudio, con todo el equipo. Si todavía está vacía, los primeros pasos en Experto muestran cómo sumar a todos.
- Clientes: cada cliente es una subcuenta, con nombre, color y foto. Quien se encarga de los documentos de su lado entra como invitado.
- Etapas: cada etapa del cierre es una lista de la cuenta, conectada a la siguiente.
- Elementos: cada cliente tiene un elemento por área (Nómina, Impuestos y Contabilidad), con la lista de lo que hay que enviar en la descripción.
La base es la misma de la plantilla de flujo de aprobación para agencias, con una diferencia que lo cambia todo: aquí el flujo da la vuelta y empieza de nuevo el mes siguiente. Es la lógica de la página de Experto para estudios contables, ahora en un modelo listo para importar.
El ciclo del cierre, etapa por etapa
Son cinco etapas en ciclo y una rutina aparte, y cada una le da al elemento un plazo al llegar. Los plazos cuentan en días hábiles, a partir del horario que defines en la cuenta.
| Etapa | Qué pasa | Quién actúa | Plazo al llegar |
|---|---|---|---|
| Documentos del mes | El cliente lo completa cuando envió todo | El cliente, como invitado | 3 semanas, a la vuelta |
| Revisión | Se controla que llegó todo | El área del elemento | 1 día hábil |
| Liquidación y asientos | Impuestos, nómina, asientos y conciliación | El área del elemento | 3 días hábiles |
| Declaraciones y pagos | Declaraciones presentadas y formularios adjuntos | El área del elemento | 2 días hábiles |
| Entrega al cliente | El cliente descarga los formularios y completa | El cliente, como invitado | 3 días hábiles |
| Obligaciones anuales | Las declaraciones del año, como rutina | El área del elemento | 12 meses después de completar |
En la práctica:
- Documentos del mes. El cliente lee en la descripción qué enviar, lo manda por el canal de siempre y completa. El elemento pasa a Revisión, y quien atiende la cartera recibe el aviso en la campana.
- Revisión. Quien va a revisar le hace Pull, y todo el estudio ve con quién está. ¿Falta un extracto? Escribe en la descripción lo que falta y usa Mover a… para devolverle el elemento al cliente, con plazo.
- Liquidación y asientos. Es el trabajo de cada área: Impuestos liquida, Nómina calcula los sueldos y Contabilidad registra y concilia.
- Declaraciones y pagos. Antes de completar, adjunta al elemento los formularios de pago, los comprobantes de presentación y los recibos de sueldo.
- Entrega al cliente. El cliente descarga los adjuntos y completa. El elemento vuelve a Documentos del mes, ya con el plazo del pedido siguiente.
Con este ciclo, el control de documentos en contabilidad deja de depender de que alguien se acuerde de perseguir al cliente.
Por qué cada área tiene su elemento
Nómina, Impuestos y Contabilidad trabajan a ritmos distintos, así que cada área tiene su elemento. La nómina necesita la asistencia al principio del mes. El extracto puede llegar unos días después sin atrasar a nadie.
Todo elemento sigue el patrón [Área][Cliente] - Título:
[Nómina][Laurence] - Asistencia y novedades de nómina[Impuestos][Laurence] - Facturas y ventas[Contabilidad][Laurence] - Extractos y comprobantes
Así, cualquiera encuentra el elemento en la búsqueda, en el panel o en el Organizador. Al crearlo en Nuevo elemento, escribe también #Laurence: el #Laurence desaparece del título y el elemento ya entra marcado con el cliente.
Qué ve y qué hace el cliente
El cliente entra como invitado y solo ve dos listas: Documentos del mes y Entrega al cliente. Ve solo los elementos de su empresa, con la descripción y los adjuntos.
En Documentos del mes, completar quiere decir "lo envié"; en Entrega al cliente, "lo recibí". Los archivos siguen por el canal de siempre, y el elemento registra cuándo confirmó el cliente. Incluso puede confirmar desde la app de iPhone.
Los invitados no ocupan lugar y son ilimitados en todos los planes. La cuenta admite hasta 500 clientes, y el estudio paga solo por su propio equipo.
Obligaciones del año sin planilla
Las obligaciones anuales se vuelven rutina: al completarlas, el elemento vuelve abierto con plazo para 12 meses después. Es la lista conectada a sí misma, la función que convierte cualquier tarea recurrente en rutina.
La plantilla trae tres ejemplos:
- la declaración anual de la empresa;
- los certificados anuales de ingresos de los empleados;
- la declaración de renta de los socios.
La última aparece en casi todo estudio: en la misma encuesta del Sescon-SP, el 91% hace la declaración de renta de personas físicas. Define el plazo de cada una el primer año, y la rutina se encarga del resto.
Prueba el ciclo antes de llamar a los clientes
La plantilla trae la lista Empieza aquí, una guía de once pasos para configurar y probar el ciclo. Antes de abrirla a la cartera, haz un ensayo:
- Importa la plantilla como administrador de la cuenta.
- Activa las subcuentas como Clientes y crea un cliente de prueba.
- Invítate a ti mismo, con otro correo, como contacto de ese cliente.
- Entra como el cliente y completa un elemento de Documentos del mes.
- En Revisión, hazle Pull y prueba Mover a… de vuelta al cliente.
- Lleva el elemento hasta la entrega, adjuntando cualquier archivo en Declaraciones y pagos.
- Confirma como cliente y mira cómo el elemento vuelve a Documentos del mes, con un plazo nuevo.
Pregúntale al agente de IA quién todavía no envió
Con Experto MCP, tu agente de IA acompaña el cierre junto con el equipo. Funciona con Claude, ChatGPT y otras apps compatibles con MCP.
Algunos pedidos que funcionan bien:
- "¿Qué clientes todavía no completaron sus elementos de Documentos del mes?"
- "Crea en Documentos del mes los elementos de Nómina, Impuestos y Contabilidad de los clientes nuevos, con la lista de documentos en la descripción."
- "¿Qué está atrasado en Liquidación y asientos?"
Cada pedido crea hasta 50 elementos, ya con el cliente marcado. En Contexto de la cuenta para la IA, escribe el régimen fiscal de cada cliente y el patrón de nombre de los elementos.
¿Saliste de una reunión con el cliente llena de acuerdos? Mira cómo convertir la reunión en tareas con IA.
El administrador activa las conexiones en Administración › Agentes de IA y decide si el agente solo lee o también edita. La IA nunca elimina nada.
Descarga la plantilla e impórtala en 3 pasos
La plantilla es un archivo de Experto, listo para importar en la cuenta del estudio.
Descargar la plantilla de control de documentos en contabilidad (.json)
- Entra en la cuenta del estudio como administrador.
- Haz clic en el engranaje junto a Mis listas y elige Importar listas.
- Elige el archivo, revisa en la vista previa las 7 listas y los 17 elementos y haz clic en Importar.
Las listas llegan en Solo administradores. Sigue la lista Empieza aquí para abrir las etapas al equipo y las dos listas a los clientes.
Cómo adaptarla a la rutina de tu estudio
La plantilla es un punto de partida: renombra, une o separa etapas como quieras. Algunas ideas:
- Estudio pequeño, donde la misma persona revisa y liquida: une Revisión y Liquidación y asientos en una sola lista.
- Departamentos con su propia fila: duplica las etapas por área. Para lo que un departamento le pide a otro, usa la plantilla de solicitudes entre áreas.
- Cliente nuevo en la cartera: su entrada cabe en la plantilla de implementación de clientes.
Los plazos se ajustan en la configuración de cada lista, en Lista conectada y Estimación.
Preguntas frecuentes
¿El cliente puede enviar los documentos por Experto?
El invitado completa elementos y puede dejar un comentario, pero no adjunta archivos: los documentos siguen por el canal que el estudio ya usa, y Experto registra cuándo confirmó el cliente. A la vuelta, el cliente descarga los formularios adjuntos directo desde su lista.
¿El cliente paga algo para participar?
No. El cliente entra como invitado, sin ocupar lugar, en todos los planes. Ve solo los elementos de su empresa.
¿Cuánto cuesta usar Experto en el estudio?
Experto es gratis para siempre hasta 2 miembros, con todas las funciones. Los precios para equipos más grandes están en la página de precios.
¿Listo para cerrar el mes sin perseguir a nadie por WhatsApp? Crea tu cuenta gratuita, importa la plantilla y pon en marcha el control de documentos en contabilidad en este mismo cierre.
