Template de implantação de clientes: o cliente faz a parte dele no prazo

Toda implantação de clientes tem duas metades: o que o seu time configura e o que só o cliente pode fazer. Este template coloca as duas no Experto, com cada fase numa lista, prazos que se calculam sozinhos e o ponto focal do cliente vendo só as pendências dele.

Baixe o arquivo, importe na sua conta e leve o projeto de exemplo do kickoff ao encerramento antes de usar com os clientes de verdade.

Onde a implantação de clientes trava

Na maioria das vezes, a implantação de clientes para do lado do cliente. O acesso não foi liberado, a planilha de cadastro voltou pela metade e a homologação ficou para "semana que vem".

Quem vive isso não está sozinho. No The State of Customer Onboarding 2023, da Rocketlane, com mais de 300 profissionais de onboarding e implantação, 74,7% disseram que fazer o cliente cumprir a parte dele é um desafio. Mais da metade (57%) gasta de 2 a 5 horas por semana só em follow-up.

Os sintomas se repetem:

• o projeto parado, e ninguém sabe desde quando;
• o follow-up virando uma sequência de e-mails sem resposta;
• o cronograma numa planilha que só o gerente do projeto entende;
• cada consultor controlando os projetos de um jeito.

Como o template separa o seu lado e o do cliente

O template trabalha em duas trilhas: o cartão do projeto, que passa pelas fases, e as pendências do cliente, que ele mesmo conclui. Cada parte tem o seu lugar no Experto:

• Conta: a sua consultoria, ou o time de implantação do seu software.
• Clientes: cada cliente vira uma subconta. O ponto focal entra como convidado, sem ocupar cadeira.
• Cartão do projeto: um item por implantação (ou por módulo, nos projetos grandes), que anda pelas fases conectadas.
• Pendências do cliente: um item para cada coisa que depende do cliente, numa lista aberta a ele.

Se você já viu o template de produção para agências, a lógica das listas conectadas é a mesma: concluiu numa fase, o item segue para a próxima com prazo novo. A diferença está na segunda trilha, feita para o cliente que precisa entregar coisas além de aprovar. É a promessa da página do Experto para implantação e consultorias, agora num modelo pronto para importar.

As fases da implantação, do kickoff ao encerramento

São sete fases em sequência, e cada uma dá ao cartão um prazo ao chegar. Os prazos contam em dias úteis, a partir do expediente que você define na conta.

Fase	O que acontece	Quem age	Prazo ao chegar
Kickoff	Passagem do comercial, reunião e pendências criadas	Gerente do projeto	Quem cria define
Configuração	Parametrização, importação de dados e integrações	Consultor	10 dias úteis
Validação do cliente	Testes em homologação e aceite	O cliente, como convidado	5 dias úteis
Treinamento	Usuários-chave e equipe do cliente	Consultor	3 dias úteis
Go-live	A virada para produção	Time de implantação	2 dias úteis
Operação assistida	Acompanhamento de perto depois da virada	Consultor	10 dias úteis
Encerrados	Termo de encerramento e passagem para o suporte	Gerente do projeto	2 dias úteis

Na prática:

• Kickoff. O cartão nasce aqui, com o cliente marcado e a data do go-live como Data chave, que fica fixa enquanto o projeto anda. Com o CRM ligado à lista, contrato assinado já vira cartão sozinho.
• Configuração. Quem vai tocar a fase dá um Pull no cartão, que entra no checklist do dia da pessoa e mostra ao time com quem está. Terminou? Conclua, e o cartão segue para a validação.
• Validação do cliente. O cliente testa e conclui o cartão, e concluir é o aceite da homologação. Achou problema? O consultor anota no cartão e usa Mover para… para devolver à Configuração.
• Operação assistida. A fase que muita implantação pula: duas semanas de perto pegam os problemas do primeiro uso real antes que virem chamado urgente.

Somando, são cerca de 20 dias úteis do fim do kickoff ao go-live. Use essa soma para combinar a data com o cliente ainda na reunião de kickoff.

Checklist de implantação: as pendências do cliente

Cada pendência é um item que o ponto focal conclui quando faz a parte dele. Ele recebe o aviso quando chega pendência nova, vê o prazo e a data do go-live e marca no próprio Experto.

As pendências que quase todo projeto tem:

• liberar o acesso de administrador ao ambiente;
• liberar VPN, firewall ou acesso remoto;
• enviar a planilha de cadastro preenchida (clientes, produtos e fornecedores);
• enviar o certificado digital, quando o sistema emite nota fiscal;
• indicar os usuários-chave de cada área;
• aprovar o roteiro de homologação;
• confirmar a agenda do treinamento e a janela da virada.

Escreva o título começando pelo verbo e a descrição para o cliente ler: o que você precisa, como enviar e quando está pronto, como nas três pendências do template.

Quando o cliente conclui, a pendência vai para Conferência, com prazo de 1 dia útil, e o time confere se o acesso funciona e se a planilha veio completa. Faltou algo? Anote na descrição e use Mover para… para devolver a pendência ao cliente.

Contabilidades vivem o mesmo vaivém com os documentos do mês, e o controle de documentos na contabilidade resolve com a mesma lógica.

Cronograma de implantação sem planilha

O cronograma de implantação fica nas próprias listas: a Data chave guarda o go-live, e cada fase guarda o prazo dela. Atrasou? O item fica vermelho, e a aba na borda da tela avisa.

Três jeitos de acompanhar:

• No Organizador: ponha as fases lado a lado, em colunas, e veja quantos projetos estão em cada uma e com quem está cada cartão.
• No filtro de cliente: em todas as listas, veja só o que é de um cliente e o que atrasou.
• No histórico do item: cada item mostra as etapas por onde passou, quando chegou em cada lista, quando foi concluído e quanto tempo levou contra o estimado. A pergunta "desde quando isso está com o cliente?" ganha resposta.

O que o ponto focal vê

O cliente entra como convidado e vê só as listas abertas a ele, como Pendências do cliente e Validação do cliente, com os itens da empresa dele. Título, descrição, prazos, Data chave e anexos, sem nada do resto da operação.

Para fazer a parte dele, o cliente conclui o item, na web ou no app do iPhone. O item segue para a próxima lista, e os consultores escolhidos na lista recebem o aviso Convidado concluiu no sino.

Convidados não ocupam cadeira e são ilimitados em todos os planos, então o cliente não paga licença para acompanhar a implantação.

Um cuidado: na Validação do cliente, o cliente lê a descrição do cartão. Deixe ali o roteiro de testes e guarde o que é interno numa nota compartilhada com a conta.

Da ata do kickoff para as pendências, com IA

Com o Experto MCP, o seu agente de IA transforma a ata do kickoff nas pendências do cliente. Funciona com o Claude, o ChatGPT e outros apps compatíveis com MCP.

Cole a transcrição e peça: "crie em Pendências do cliente as pendências da #Laurence, com prazo de 3 dias úteis e o go-live como Data chave". Cada pedido cria até 50 itens, já com o cliente marcado. O passo a passo está no post sobre como transformar reunião em tarefas com IA.

O administrador libera as conexões em Administração › Agentes de IA, e a IA nunca exclui nada.

Baixe o template e importe em 3 passos

O template é um arquivo do Experto, pronto para importar na sua conta.

Baixar o template de implantação de clientes (.json)

1. Entre na sua conta como administrador.
2. Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
3. Escolha o arquivo, confira na prévia as 10 listas e os 15 itens e clique em Importar.

As listas chegam em Só administradores. A lista Comece aqui traz 11 passos para abrir as fases ao time, as pendências ao cliente e testar tudo com um cliente fictício.

Como adaptar à sua implantação

Renomeie, tire ou acrescente fases à vontade. Algumas ideias:

• Software pronto para usar, sem parametrização pesada: junte Configuração e Treinamento numa fase só.
• Migração de dados grande: crie uma fase de Migração entre Configuração e Validação do cliente.
• Projeto com instalação física: veja como o template de gestão de obras cuida da vistoria e do aceite do dono.

Tudo se ajusta na configuração de cada lista, em Lista conectada e Estimativa.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre implantação e onboarding de clientes?

Muita empresa usa os dois nomes para a mesma coisa. Quando há diferença, a implantação é a parte técnica (configurar, migrar dados, treinar e virar), e o onboarding de clientes é a jornada inteira até o cliente usar bem. A chegada de uma pessoa nova no time tem outro roteiro, como o checklist de onboarding de colaboradores.

O cliente precisa pagar para participar?

Não. O ponto focal entra como convidado, sem ocupar cadeira, em todos os planos. Ele vê só os itens da empresa dele e conclui o que é dele.

Quanto tempo leva uma implantação de clientes?

Depende do escopo. O template usa cerca de 20 dias úteis do kickoff ao go-live, mais duas semanas de operação assistida, um ponto de partida para projetos pequenos e médios. Ajuste cada fase ao seu histórico.

Quanto custa usar o Experto na implantação?

O Experto é grátis para sempre até 2 membros, com todos os recursos. Os valores para times maiores estão na página de preços.

Pronto pra parar de cobrar o cliente por e-mail? Crie a sua conta gratuita, importe o template e coloque o próximo projeto de implantação de clientes no fluxo ainda hoje.