Como criar rotinas diárias, semanais e mensais no Experto

Tarefas recorrentes são as que voltam sempre: conferir a agenda todo dia, mandar o resumo toda sexta, pagar as contas todo mês. No Experto, elas viram rotina com uma lista conectada a ela mesma.

Concluiu? O item volta aberto, na hora, com o próximo prazo já calculado. Veja como funciona, qual ritmo usar e baixe um template com rotinas diária, semanal e mensal.

Por que as tarefas recorrentes escapam

Tarefa recorrente escapa porque depende da memória de alguém. Ela não tem cliente cobrando nem reunião marcada. Quando a semana aperta, é a primeira que fica para depois.

Esperar que vire hábito também demora. Num estudo do European Journal of Social Psychology, 96 voluntários repetiram um comportamento novo todos os dias, e o tempo até ele ficar automático variou de 18 a 254 dias. Até lá, alguém precisa lembrar você.

Os remendos de sempre:

• alarme no celular que você adia e esquece;
• planilha que ninguém abre;
• "me lembra na sexta?" no grupo do time.

Como uma rotina funciona no Experto

Uma rotina é uma lista conectada a ela mesma. Nas listas conectadas, concluir um item manda ele para a próxima lista, como no template de produção para agências. Quando a próxima lista é a própria lista, o item volta para ela.

Ao concluir um item da rotina:

1. ele volta aberto para o topo da lista, na hora;
2. o Começar vira o próximo horário útil da conta;
3. o Terminar até é calculado pela Estimativa da lista: 1 dia, 1 semana, 1 mês.

Para montar a sua, abra o menu da lista e escolha Editar lista. Em Lista conectada, escolha a própria lista, que aparece como "(esta mesma, vira rotina)", e preencha a Estimativa.

Um detalhe que faz diferença: o prazo novo conta a partir da hora em que você concluiu. Mandou o resumo semanal na quarta? O próximo vence na quarta seguinte.

Se o dia certo importa, conclua no dia ou ajuste o Terminar até depois.

Diária, semanal ou mensal: qual estimativa usar

Cada lista tem um ritmo só, então separe as tarefas recorrentes por frequência. Uma lista para cada intervalo.

Rotina	Estimativa	Concluiu	Volta com prazo para
Diária	1 dia útil	terça, 10:00	quarta, 10:00
Semanal	1 semana	segunda, 9:00	a segunda seguinte, 9:00
Quinzenal	2 semanas	dia 3	dia 17
Mensal	1 mês	dia 5	dia 5 do mês seguinte
Trimestral	3 meses	10 de janeiro	10 de abril

Dias úteis contam pelo expediente da conta, em Administração › Conta › Dias e horários úteis. Com segunda a sexta marcados, a rotina diária concluída na sexta volta com prazo na segunda. Semanas e meses contam no calendário, e o prazo que cai fora do expediente passa para o próximo horário útil.

O que vence hoje aparece num filtro só

O filtro Para hoje junta o que vence hoje em todas as suas listas, rotinas incluídas. Abra Todas as listas e ligue o Para hoje: entra o que vence até o fim do dia e o que já atrasou.

Atrasou? Fica vermelho, e a aba na borda da tela, no Mac e no Windows, te avisa na hora. O Para semana olha até o fim da semana, e o Organizador ajuda a planejar a semana do time.

Lista pessoal ou lista da conta?

O template chega como listas pessoais, em Minhas listas, e foi pensado assim. Rotina costuma ser de uma pessoa: a sua revisão do dia, o seu relatório do mês. Com listas pessoais:

• qualquer pessoa da conta importa, sem precisar administrar a conta;
• só você vê, até decidir compartilhar;
• funciona igual numa conta pessoal, para as rotinas da casa.

Quando a rotina é de mais gente, abra o Compartilhamento da lista e escolha Pessoas específicas ou Toda a conta. Quem tem Podem ver também conclui, e o item volta do mesmo jeito.

Quando a rotina é da empresa e não pode depender de uma pessoa (fechar o caixa, conferir o estoque), o lugar dela é a lista da conta. Se você administra a conta, use Transformar em lista da conta: a lista continua existindo se você sair, e a rotina continua conectada.

Escritórios de contabilidade vivem esse ciclo todo mês, e o template para contabilidades organiza o fechamento por etapas.

Rotinas da casa e dos estudos

Fora do trabalho, a lógica é a mesma. Uma lista "Casa" semanal, com regar as plantas e trocar a roupa de cama, compartilhada com quem mora com você, divide as tarefas sem ninguém precisar lembrar o outro. Mais ideias na página de organização pessoal.

Para quem estuda, a rotina que mais importa é a da revisão. O passo a passo para montar um plano de estudos usa uma lista conectada a ela mesma só para as revisões.

O template de rotinas, lista por lista

O template traz quatro listas pessoais, prontas para importar.

• Comece aqui: sete passos para configurar e testar.
• Rotina diária (1 dia útil): prioridades, mensagens, atrasados e fechamento do dia.
• Rotina semanal (1 semana): planejamento, pendências, backup e resumo.
• Rotina mensal (1 mês): contas, relatório, assinaturas e o mês seguinte.

Os itens vêm sem datas. Dê o primeiro Terminar até a cada um, ou conclua o que já fez hoje: a partir daí, o Experto calcula o resto.

Baixar o template de rotinas (.json)

1. Entre na sua conta.
2. Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
3. Confira na prévia as 4 listas e os 19 itens e clique em Importar.

Depois, troque os exemplos pelos seus. Dá pra colar várias tarefas de uma vez, e cada linha vira um item.

Perguntas frequentes

O que acontece se eu esquecer uma tarefa da rotina?

Ela fica vermelha e continua na lista até você concluir. Quando concluir, o próximo prazo conta a partir dali. No estudo citado acima, pular um dia não atrapalhou a formação do hábito, então siga em frente.

Dá para criar uma rotina a cada 15 dias?

Dá. Crie uma lista, conecte a lista a ela mesma e use 2 semanas na Estimativa.

Preciso ser administrador para usar o template?

Não. As listas chegam como pessoais, em Minhas listas. Só o expediente da conta e o Transformar em lista da conta pedem quem administra.

Quanto custa usar o Experto?

O Experto é grátis para sempre até 2 membros, com todos os recursos. Os valores para times maiores estão na página de preços.

Chega de guardar as tarefas recorrentes na cabeça. Crie a sua conta gratuita, importe o template e deixe a rotina voltar sozinha.