Plantilla de implementación de clientes: el cliente hace su parte a tiempo

Toda implementación de clientes tiene dos mitades: lo que configura tu equipo y lo que solo el cliente puede hacer. Esta plantilla pone las dos en Experto, con cada fase en una lista, plazos que se calculan solos y el punto focal del cliente viendo solo sus pendientes.

Descarga el archivo, impórtalo en tu cuenta y lleva el proyecto de ejemplo del kickoff al cierre antes de usarlo con los clientes reales.

Dónde se traba la implementación de clientes

Casi siempre, la implementación de clientes se frena del lado del cliente. El acceso no se habilitó, la planilla de registros volvió a medias y la homologación quedó para "la semana que viene".

Si te pasa, no eres el único. En The State of Customer Onboarding 2023, de Rocketlane, con más de 300 profesionales de onboarding e implementación, el 74,7% dijo que lograr que el cliente cumpla su parte es un desafío. Más de la mitad (57%) dedica de 2 a 5 horas por semana solo al seguimiento.

Los síntomas se repiten:

• el proyecto frenado, y nadie sabe desde cuándo;
• el seguimiento convertido en una cadena de correos sin respuesta;
• el cronograma en una planilla que solo entiende el gerente del proyecto;
• cada consultor controlando los proyectos a su manera.

Cómo la plantilla separa tu lado y el del cliente

La plantilla trabaja en dos carriles: la tarjeta del proyecto, que pasa por las fases, y los pendientes del cliente, que él mismo completa. Cada parte tiene su lugar en Experto:

• Cuenta: tu consultoría, o el equipo de implementación de tu software.
• Clientes: cada cliente es una subcuenta. El punto focal entra como invitado, sin ocupar lugar.
• Tarjeta del proyecto: un elemento por implementación (o por módulo, en los proyectos grandes), que recorre las fases conectadas.
• Pendientes del cliente: un elemento por cada cosa que depende del cliente, en una lista abierta a él.

Si ya viste la plantilla de producción para agencias, la lógica de las listas conectadas es la misma: completas en una fase y el elemento pasa a la siguiente con un plazo nuevo. La diferencia está en el segundo carril, pensado para el cliente que tiene que entregar cosas además de aprobar. Es la promesa de la página de Experto para implementación y consultorías, ahora en un modelo listo para importar.

Las fases de la implementación, del kickoff al cierre

Son siete fases en secuencia, y cada una le da a la tarjeta un plazo al llegar. Los plazos cuentan en días hábiles, a partir del horario que defines en la cuenta.

Fase	Qué pasa	Quién actúa	Plazo al llegar
Kickoff	Traspaso del equipo comercial, reunión y pendientes creados	Gerente del proyecto	Lo define quien la crea
Configuración	Parametrización, importación de datos e integraciones	Consultor	10 días hábiles
Validación del cliente	Pruebas en homologación y aprobación	El cliente, como invitado	5 días hábiles
Capacitación	Usuarios clave y equipo del cliente	Consultor	3 días hábiles
Go-live	El paso a producción	Equipo de implementación	2 días hábiles
Operación asistida	Acompañamiento de cerca después del paso a producción	Consultor	10 días hábiles
Cerrados	Acta de cierre y traspaso a soporte	Gerente del proyecto	2 días hábiles

En la práctica:

• Kickoff. Aquí nace la tarjeta, con el cliente marcado y la fecha del go-live como Fecha clave, que queda fija mientras el proyecto pasa por las fases. Con el CRM conectado a la lista, el contrato firmado ya se convierte en tarjeta solo.
• Configuración. Quien lleva la fase le hace Pull a la tarjeta: entra en su checklist del día y el equipo ve con quién está. ¿Terminaste? Complétala y la tarjeta pasa a la validación.
• Validación del cliente. El cliente prueba y completa la tarjeta, y completar es aprobar la homologación. ¿Encontró un problema? El consultor lo anota en la tarjeta y usa Mover a… para devolverla a Configuración.
• Operación asistida. La fase que muchas implementaciones se saltan: dos semanas de cerca atrapan los problemas del primer uso real antes de que se vuelvan tickets urgentes.

Sumando, son unos 20 días hábiles del fin del kickoff al go-live. Usa esa suma para acordar la fecha con el cliente en la misma reunión de kickoff.

Checklist de implementación: los pendientes del cliente

Cada pendiente es un elemento que el punto focal completa cuando hace su parte. Recibe un aviso cuando le llega un pendiente nuevo, ve el plazo y la fecha del go-live y lo marca en el mismo Experto.

Los pendientes que casi todo proyecto tiene:

• dar acceso de administrador al entorno;
• habilitar VPN, firewall o acceso remoto;
• enviar la planilla de registros completa (clientes, productos y proveedores);
• enviar el certificado digital, cuando el sistema emite facturas;
• indicar los usuarios clave de cada área;
• aprobar el guion de homologación;
• confirmar la agenda de la capacitación y la ventana del paso a producción.

Empieza el título con el verbo y escribe la descripción para que el cliente la lea: qué necesitas, cómo enviarlo y cuándo está listo, como en los tres pendientes de la plantilla.

Cuando el cliente completa uno, pasa a Control interno con plazo de 1 día hábil, y el equipo revisa si el acceso funciona y si la planilla llegó completa. ¿Falta algo? Anótalo en la descripción y usa Mover a… para devolverle el pendiente al cliente.

Las contabilidades viven el mismo ida y vuelta con los documentos del mes, y el control de documentos en contabilidad lo resuelve con la misma lógica.

Cronograma de implementación sin planilla

El cronograma de implementación queda en las propias listas: la Fecha clave guarda el go-live, y cada fase guarda su plazo. ¿Se atrasó? El elemento se pone rojo, y la pestaña en el borde de la pantalla te avisa.

Tres formas de seguirlo:

• En el Organizador: pon las fases lado a lado, en columnas, y ve cuántos proyectos hay en cada una y con quién está cada tarjeta.
• Con el filtro de cliente: en todas las listas, ve solo lo de un cliente y lo que se atrasó.
• En el historial del elemento: cada elemento muestra las etapas por las que pasó, cuándo llegó a cada lista, cuándo se completó y cuánto tardó frente a lo estimado. La pregunta "¿desde cuándo está esto con el cliente?" tiene respuesta.

Qué ve el punto focal

El cliente entra como invitado y ve solo las listas abiertas a él, como Pendientes del cliente y Validación del cliente, con los elementos de su empresa. Título, descripción, plazos, Fecha clave y adjuntos, sin nada del resto de la operación.

Para hacer su parte, el cliente completa el elemento, en la web o en la app de iPhone. El elemento pasa a la siguiente lista, y los consultores elegidos en la lista reciben el aviso Invitado concluyó en la campana.

Los invitados no ocupan lugar y son ilimitados en todos los planes, así que el cliente no paga licencia para seguir la implementación.

Un cuidado: en Validación del cliente, el cliente lee la descripción de la tarjeta. Deja ahí el guion de pruebas y guarda lo interno en una nota compartida con la cuenta.

Del acta del kickoff a los pendientes, con IA

Con Experto MCP, tu agente de IA convierte el acta del kickoff en los pendientes del cliente. Funciona con Claude, ChatGPT y otras apps compatibles con MCP.

Pega la transcripción y pide: "crea en Pendientes del cliente los pendientes de #Laurence, con plazo de 3 días hábiles y el go-live como Fecha clave". Cada pedido crea hasta 50 elementos, ya con el cliente marcado. El paso a paso está en el post sobre cómo convertir una reunión en tareas con IA.

El administrador activa las conexiones en Administración › Agentes de IA, y la IA nunca elimina nada.

Descarga la plantilla e impórtala en 3 pasos

La plantilla es un archivo de Experto, listo para importar en tu cuenta.

Descargar la plantilla de implementación de clientes (.json)

1. Entra a tu cuenta como administrador.
2. Haz clic en el engranaje junto a Mis listas y elige Importar listas.
3. Elige el archivo, revisa en la vista previa las 10 listas y los 15 elementos y haz clic en Importar.

Las listas llegan en Solo administradores. La lista Empieza aquí trae 11 pasos para abrir las fases al equipo, los pendientes al cliente y probar todo con un cliente de prueba.

Cómo adaptarla a tu implementación

Renombra, quita o agrega fases cuando quieras. Algunas ideas:

• Software listo para usar, sin parametrización pesada: junta Configuración y Capacitación en una sola fase.
• Migración de datos grande: crea una fase de Migración entre Configuración y Validación del cliente.
• Proyectos con instalación física: mira cómo la plantilla de gestión de obras maneja la inspección y la aprobación del propietario.

Todo se ajusta en la configuración de cada lista, en Lista conectada y Estimación.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre implementación y onboarding de clientes?

Muchas empresas usan los dos nombres para lo mismo. Cuando hay diferencia, la implementación es la parte técnica (configurar, migrar datos, capacitar y pasar a producción), y el onboarding de clientes es todo el recorrido hasta que el cliente usa bien el producto. La llegada de una persona nueva al equipo tiene otro guion, como el checklist de onboarding de empleados.

¿El cliente tiene que pagar para participar?

No. El punto focal entra como invitado, sin ocupar lugar, en todos los planes. Ve solo los elementos de su empresa y completa lo que le toca.

¿Cuánto tarda una implementación de clientes?

Depende del alcance. La plantilla usa unos 20 días hábiles del kickoff al go-live, más dos semanas de operación asistida, como punto de partida para proyectos pequeños y medianos. Ajusta cada fase a tu historial.

¿Cuánto cuesta usar Experto en la implementación?

Experto es gratis para siempre hasta 2 miembros, con todas las funciones. Los valores para equipos más grandes están en la página de precios.

¿Listo para dejar de perseguir al cliente por correo? Crea tu cuenta gratis, importa la plantilla y pon tu próximo proyecto de implementación de clientes en el flujo hoy mismo.