Checklist de onboarding de colaboradores, pronto para importar

Um checklist de onboarding organiza tudo o que precisa acontecer para a pessoa nova chegar, se ambientar e virar parte do time, do sim da contratação aos 90 dias. No Experto, cada etapa vira uma lista da conta conectada à próxima, e cada pessoa nova anda pelas etapas com prazo.

Aqui está o checklist completo, etapa por etapa, e o template pronto para importar.

Por que o onboarding se perde

O onboarding se perde porque passa pela mão de muita gente e ninguém enxerga o todo. O RH cuida do contrato, a TI dos acessos, o gestor do plano. Chega o primeiro dia, e o notebook não.

O problema é comum. Numa pesquisa da Gallup, só 12% dos funcionários concordam totalmente que a empresa faz um ótimo trabalho ao receber gente nova.

O checklist de onboarding, etapa por etapa

São cinco etapas, cada uma com quem conduz e o que precisa estar feito no fim.

Antes da chegada (RH)

• enviar o contrato e a lista de documentos;
• criar o e-mail e os acessos aos sistemas;
• preparar mesa, equipamento e crachá;
• escolher o padrinho ou a madrinha;
• montar a agenda do primeiro dia;
• avisar o time da chegada.

Primeiro dia (gestor e RH)

• receber na hora marcada e apresentar o time;
• entregar o equipamento e conferir os acessos;
• conversar sobre o que se espera no primeiro mês;
• almoçar com o padrinho ou com o time.

Primeira semana (gestor e padrinho)

• treinamentos da função e das ferramentas;
• acompanhar alguém do time na rotina;
• uma primeira entrega pequena, com ajuda;
• conversa de fim de semana com o gestor.

Primeiro mês (gestor)

• metas dos 90 dias combinadas e anotadas;
• conversa semanal com o gestor;
• as rotinas da função já nas listas da pessoa;
• avaliação de 30 dias.

Até os 90 dias (gestor e RH)

• feedback nos dois sentidos no meio do período;
• avaliação final e decisão;
• perguntar à pessoa o que faltou no onboarding.

No Brasil, o contrato de experiência não pode passar de 90 dias (CLT, art. 445). Por isso a decisão precisa sair antes do fim desse prazo.

Como o template funciona no Experto

Cada pessoa nova é um item, e cada etapa é uma lista da conta conectada à próxima. O título segue o padrão Nome · Cargo, a Data chave guarda o primeiro dia e a descrição traz o roteiro de todas as etapas.

Concluiu a etapa? O item passa para a próxima lista, já com prazo:

Etapa	Prazo ao chegar	Quem conduz
Antes da chegada	você define: o primeiro dia, às 9:00	RH
Primeiro dia	1 dia útil	gestor e RH
Primeira semana	4 dias úteis	gestor e padrinho
Primeiro mês	3 semanas	gestor
90 dias	2 meses	gestor e RH
Integrados	2 dias úteis	RH

A regra que faz os prazos baterem: conclua Antes da chegada quando a pessoa chegar. A partir daí, a primeira semana vence no fim da semana, o primeiro mês perto da quarta semana e os 90 dias perto do terceiro mês.

No Organizador, na web, as etapas ficam lado a lado, e você vê de relance quem está em cada fase e com quem.

Quem conduz cada etapa, sem atribuir responsável

Quem conduz a etapa dá um Pull no item, e o time inteiro vê com quem ele está. O item entra no checklist do dia da pessoa, sem sair da lista da etapa. É o jeito do Experto de dividir tarefas sem atribuir responsável.

Concluiu? O item vai para a próxima etapa, o Pull acaba e quem cuida da etapa seguinte dá o Pull dela.

As listas chegam em Só administradores. Em Quem participa, abra as etapas para o RH, os gestores e os padrinhos com Pessoas específicas, e deixe Integrados só com quem administra. A pessoa nova fica fora dessas listas, porque elas guardam as avaliações dela.

Avise o time com confirmação de leitura

Mande uma mensagem para o time e veja quem já leu. Em Administração › Mensagens, escreva algo como "Segunda chega a Ana Souza, analista comercial. O padrinho dela é o Bruno." Em Destinatários, escolha Todos os ativos ou Escolher pessoas.

Ligue Importante para o aviso ficar na tela até a pessoa ler. Depois de enviar, a mensagem mostra quantos leram, e o filtro Só quem não leu diz quem falta.

No primeiro dia, convide a pessoa nova para a conta. Os primeiros passos no Experto mostram o caminho, do convite às listas do time.

Baixe o template e importe em 3 passos

O template transforma esse checklist de onboarding em sete listas da conta: Comece aqui, as cinco etapas e Integrados. Em Comece aqui ficam os passos para configurar e testar e o modelo para duplicar a cada contratação.

Baixar o template de onboarding (.json)

1. Entre na sua conta como administrador.
2. Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
3. Confira na prévia as 7 listas e os 9 itens e clique em Importar.

Para cada contratação, selecione o modelo com ⌘ + clique (Ctrl + clique no Windows) e use Duplicar em… › Antes da chegada. Na cópia, troque o título e ponha o primeiro dia na Data chave, que se liga em Administração › Conta › Usar data chave.

Outros começos, o mesmo fluxo

O mesmo desenho serve para outras chegadas.

• Redes com várias lojas: o gerente novo de cada unidade passa pelas mesmas etapas, e o template de gestão de franquias mostra como a sede acompanha cada loja.
• Clientes no lugar de colaboradores: o template de implantação de clientes leva o cliente novo do kickoff ao go-live.
• Depois dos 90 dias: o que se repete, como a conversa mensal com o gestor, vira rotina numa lista conectada a ela mesma.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar o onboarding?

O template vai até os 90 dias, que é também o limite do contrato de experiência no Brasil. Se a função pede menos tempo de adaptação, encurte os prazos em Lista conectada › Estimativa.

Quem é responsável pelo onboarding?

O RH coordena, e cada etapa tem quem conduz: o gestor, o padrinho, a TI. No Experto não existe campo de responsável. Quem conduz dá Pull, e a lista mostra com quem está.

Dá para acompanhar várias contratações ao mesmo tempo?

Dá. Cada pessoa é um item, então cada lista mostra quem está naquela etapa, e o Organizador mostra todas as etapas lado a lado.

Pronto pra receber a próxima pessoa sem correria? Crie a sua conta gratuita, importe o template e coloque o seu checklist de onboarding pra rodar.