Template para construtoras e arquitetura: obras, vistorias e o aceite do dono

Gestão de obras é fazer o escritório, a obra e o dono enxergarem a mesma versão de cada coisa: o projeto aprovado, o prazo de cada serviço e o que já foi aceito. Este template monta isso no Experto, com cada obra separada, as etapas conectadas e o dono aprovando com um clique, com foto e projeto anexados.

Baixe o arquivo, importe na sua conta e leve o serviço de exemplo do projeto à entrega antes de colocar as obras de verdade.

Onde a gestão de obras se perde

A gestão de obras se perde nos intervalos: entre o escritório e o canteiro, e entre a equipe e o dono. Quase toda construtora reconhece estas cenas:

• a obra executou a versão antiga do projeto porque a revisão ficou no e-mail;
• o dono aprovou o revestimento por áudio, e ninguém acha a aprovação;
• a vistoria de entrega ficou no papel, e as pendências não fecham;
• com várias obras ao mesmo tempo, o escritório não sabe o que está parado em qual.

O custo aparece no fim, em retrabalho e em discussão sobre o que foi combinado. Por isso, cada aprovação precisa de três coisas registradas: quem aprovou, quando e contra qual especificação.

Por que o aceite do dono precisa de data

O próprio Código Civil trata o recebimento da obra por etapas. No Código Civil (Lei 10.406/2002), o artigo 614 diz que o que foi medido se presume verificado se o dono não apontar vícios ou defeitos em trinta dias a contar da medição.

O artigo 615 diz que, concluída a obra conforme o combinado, o dono é obrigado a recebê-la, e que pode rejeitá-la se o construtor se afastou das instruções, dos planos ou das regras técnicas. Na prática, ter o aceite de cada etapa registrado evita discussão no fim da obra.

O contrato e o termo de entrega continuam sendo os documentos formais. O que o template resolve é o dia a dia: cada aceite fica no serviço, com a data, a especificação e as fotos.

Como o template organiza a construtora

O template separa a obra, o serviço e a etapa, e cada um tem um lugar no Experto. A estrutura:

• Conta: a sua construtora, escritório de arquitetura ou empresa de reformas, com a equipe inteira.
• Obras: cada obra vira uma subconta, com nome, cor e foto. O dono entra como convidado, sem ocupar cadeira.
• Serviços: cada serviço de cada ambiente é um item, como Cozinha - Marcenaria, marcado com a obra.
• Etapas: cada etapa é uma lista da conta, conectada à próxima, com prazo em cada passagem.

Se você leu o template de implantação de clientes, vai reconhecer a ideia: quem é de fora conclui só o que é dele. Aqui, quem conclui é o dono da obra, e o que ele aprova chega com projeto e fotos anexados. É o que a página do Experto para construtoras e arquitetura promete, agora num modelo pronto.

O caminho de cada serviço, do projeto à entrega

Cada serviço passa por sete listas, e cada passagem dá a ele um prazo novo. Os prazos contam em dias úteis, a partir do expediente da conta (inclua o sábado se as obras trabalham nele).

1. Projeto. O arquiteto detalha o serviço: especificação, quantidades e o projeto em PDF. Quem cria define o prazo.
2. Aprovação do projeto (3 dias úteis). O dono vê a especificação e aprova concluindo o item.
3. Compras (10 dias úteis). Cotação, pedido e material na obra. Serviço com prazo próprio, como marcenaria, ganha prazo editado à mão.
4. Execução (10 dias úteis). O mestre de obras dá um Pull no serviço, que entra no checklist do dia dele e mostra a todos com quem está.
5. Vistoria (2 dias úteis). O responsável confere contra o projeto e anexa as fotos. Achou defeito? Mover para… devolve o serviço à Execução.
6. Aceite do dono (3 dias úteis). O dono vê as fotos e aprova o serviço pronto.
7. Entregue (2 dias úteis). O serviço entra na medição e fecha.

Somando, um serviço leva cerca de 30 dias úteis do fim do projeto à entrega. Ninguém precisa arrastar nada nem avisar o próximo: concluir já passa o serviço adiante.

Checklist de obra: a ficha de cada serviço

A descrição de cada item é a ficha do serviço, e o dono lê essa ficha na aprovação e no aceite. Por isso, ela é escrita para ele. Uma ficha completa tem:

• o ambiente e o serviço, também no título (Banheiro social - Revestimento e louças);
• a especificação: material, cor, modelo e acabamento;
• as quantidades, com a margem de perda;
• o projeto e a paginação anexados em PDF;
• o marco que o serviço segura, na Data chave.

Ao criar o serviço no Novo item, escreva # e o nome da obra. O nome some do título, e o serviço já entra com a obra certa.

Vistoria de obra e o aceite do dono

Na vistoria de obra, o defeito vira item com prazo, e o dono só vê o serviço depois que ele passou pela conferência. Na vistoria final, cada pendência entra em Execução com o ambiente no título e a foto anexada, e segue o mesmo caminho até o aceite.

O dono, como convidado, vê só as listas abertas a ele, como Aprovação do projeto e Aceite do dono, e só os serviços da obra dele. Ele conclui para aprovar, e o arquiteto escolhido na lista recebe o aviso Convidado concluiu no sino. Dá para aprovar até de dentro da obra, pelo app de tarefas para iPhone.

Não aprovou? O dono avisa, e a equipe anota no serviço e usa Mover para… para devolver à Execução ou ao Projeto.

Cronograma de obra com marcos fixos

O cronograma de obra fica nas listas: a Data chave guarda o marco, e cada etapa guarda o prazo dela. O marco pode ser a entrega das chaves, a mudança do dono ou a inauguração da loja, e ele não muda enquanto o serviço anda.

Para acompanhar:

• filtre por obra em todas as listas e veja o que atrasou, em vermelho;
• monte a semana das equipes no Organizador, com Execução e Vistoria lado a lado, como no post sobre como planejar a semana do time;
• abra o histórico do serviço para ver quanto tempo ele ficou em cada etapa.

A rotina que toda obra repete

A lista Rotina da obra está conectada a ela mesma: concluiu, o item volta com prazo de uma semana. Ela traz três itens, que você repete em cada obra:

• diário de obra e resumo da semana para o dono;
• segurança e limpeza do canteiro;
• cronograma e próxima medição.

É o mesmo recurso das tarefas recorrentes, aplicado ao canteiro.

Revisão de projeto que todo mundo leu

Saiu a revisão do projeto hidráulico? Anexe a versão nova no serviço e mande uma mensagem marcada como Importante para a equipe. O administrador manda em Administração › Mensagens e vê quem já leu. A mensagem importante fica na tela até a pessoa abrir.

Baixe o template e importe em 3 passos

O template é um arquivo do Experto, pronto para importar na sua conta.

Baixar o template de gestão de obras (.json)

1. Entre na sua conta como administrador.
2. Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
3. Escolha o arquivo, confira na prévia as 9 listas e os 16 itens e clique em Importar.

As listas chegam em Só administradores. A lista Comece aqui traz 11 passos para abrir as etapas à equipe, as aprovações ao dono e testar tudo com uma obra fictícia.

Template para arquitetura e reformas

O mesmo modelo serve para escritórios de arquitetura e empresas de reformas, com poucos ajustes. Algumas ideias:

• Escritório de arquitetura: em Como chamar, escolha Projetos e divida a etapa Projeto em Estudo preliminar, Anteprojeto e Projeto executivo, cada uma seguida de uma aprovação.
• Reforma pequena: junte Compras e Execução numa lista só.
• Obra que vira condomínio: depois da entrega, a manutenção do prédio segue outra rotina, como no template de gestão de condomínios.

Tudo se ajusta na configuração de cada lista, em Lista conectada e Estimativa.

Perguntas frequentes

O dono da obra paga para acompanhar?

Não. O dono entra como convidado, sem ocupar cadeira, em todos os planos. Ele vê só os serviços da obra dele, nas listas abertas a ele, e aprova concluindo.

Posso convidar fornecedores e empreiteiros?

Pode, mas com cuidado: todo convidado de uma obra vê todas as listas abertas às obras, inclusive as aprovações do dono. Para a equipe de campo, o melhor caminho é entrar como membro da conta, com Podem ver nas listas em que só executa.

O aceite no Experto substitui o termo de entrega?

O termo de entrega e o contrato continuam sendo os documentos formais da obra. O Experto guarda o dia a dia: quem aprovou cada serviço, quando e com quais fotos. Dá para anexar o termo assinado ao último serviço da obra.

Quanto custa usar o Experto na construtora?

O Experto é grátis para sempre até 2 membros, com todos os recursos. Os valores para times maiores estão na página de preços.

Pronto pra ter cada aceite do dono com data, foto e projeto? Crie a sua conta gratuita, importe o template e leve a gestão de obras da sua construtora para um lugar só.