Template para administradoras de condomínio: vencimentos e chamados de cada prédio
Um modelo pronto para importar no Experto, com os chamados de cada prédio, as manutenções que se repetem e o síndico aprovando com um clique.
Este template organiza no Experto a gestão de condomínios de uma administradora inteira: os chamados de cada prédio, do pedido do morador ao retorno, e as manutenções e os vencimentos que se repetem. O síndico aprova orçamentos e confirma serviços com um clique, sem pagar nada.
Baixe o arquivo, importe na conta da administradora e teste com um condomínio fictício antes de chamar os síndicos.
Por que o vencimento passa e o chamado some
Numa carteira com dezenas de prédios, o que atrapalha é a informação espalhada. O chamado chega pelo WhatsApp do síndico, pelo e-mail da administradora e pela portaria. O vencimento do AVCB mora numa planilha que só uma pessoa abre.
A cobrança, no fim, cai no síndico. O Código Civil põe na conta dele a conservação das partes comuns e o seguro da edificação, que é obrigatório (artigos 1.346 e 1.348). O mesmo artigo 1.348 permite passar as funções administrativas a outra pessoa, com aprovação da assembleia, e é aí que a administradora entra.
Os sintomas costumam ser os mesmos:
- o morador abre o mesmo chamado por vários canais;
- ninguém sabe quem pegou o chamado;
- o serviço é pago sem ninguém confirmar que foi feito;
- o seguro ou o AVCB vence sem ninguém ver.
Como o template organiza a gestão de condomínios
O template separa o trabalho em dois fluxos: os chamados, que chegam a qualquer hora, e as rotinas, que voltam no calendário. Tudo marcado com o prédio:
- Conta: é a sua administradora, com a equipe inteira.
- Condomínios: cada prédio vira uma subconta, com nome, cor e foto da fachada. O síndico e o zelador entram como convidados.
- Chamados: listas conectadas, do registro ao retorno para o morador.
- Rotinas: três listas conectadas a elas mesmas, com as manutenções e os vencimentos de cada prédio.
Quem já viu o template de franquias reconhece a ideia: a sede vira a administradora, e cada loja vira um prédio. A página do Experto para administradoras de condomínio mostra os mesmos casos de uso, agora num modelo pronto para importar.
Chamados, do pedido do morador ao retorno
Cada chamado passa por quatro listas em sequência e, quando precisa, por uma de orçamento. Cada lista dá ao chamado um prazo ao chegar, contado em dias úteis no expediente da administradora.
| Lista | O que acontece | Quem age | Prazo ao chegar |
|---|---|---|---|
| Chamados abertos | O chamado entra e é encaminhado | A equipe | Quem registra define |
| Em atendimento | O fornecedor resolve | O gerente da carteira | 2 dias úteis |
| Orçamentos para aprovar | O síndico vê os orçamentos e aprova | O síndico, como convidado | Quem move define |
| Confirmação do síndico | O síndico confirma que foi feito | O síndico, como convidado | 3 dias úteis |
| Resolvidos | Retorno a quem abriu e fechamento | O gerente da carteira | 1 dia útil |
Na prática:
- Entrada. Em Chamados abertos, ligue o Receber de outra ferramenta e cole o endereço da lista no formulário que os moradores já usam. Cada envio vira um chamado na hora, já com o prédio marcado.
- Triagem. Quem vai cuidar dá um Pull, e a equipe toda vê com quem está. Concluir quer dizer "encaminhado", e o chamado passa para Em atendimento.
- Orçamento. Precisa de aprovação? Anexe os orçamentos e use Mover para… para levar o chamado até o síndico. Aprovou, o chamado volta para Em atendimento com 5 dias úteis.
- Confirmação. Serviço feito, o síndico confirma concluindo. Fica registrado quem confirmou e quando.
- Resolvidos. O gerente avisa quem abriu o chamado e conclui.
Todo item segue o padrão [Tipo][Condomínio] - Título, como [Chamado][Residencial Laurence] - Vazamento na garagem. Assim, qualquer pessoa acha o chamado pela busca, no painel ou no Organizador.
Manutenções e vencimentos que voltam sozinhos
As rotinas de cada prédio ficam em três listas conectadas a elas mesmas: concluiu, o item volta aberto com o prazo da próxima vez. É o mesmo recurso que transforma qualquer tarefa recorrente em rotina.
- Manutenção mensal, que volta em 1 mês: a visita técnica dos elevadores e o balancete do mês para o síndico.
- Manutenção semestral, que volta em 6 meses: a limpeza da caixa d'água e a dedetização das áreas comuns.
- Vencimentos anuais, que voltam em 12 meses: o seguro do prédio, o AVCB, a recarga dos extintores e a assembleia ordinária.
A validade do AVCB muda de estado para estado e com o tipo de prédio. Quando não for de um ano, ajuste o prazo no próprio item depois de concluir.
Atrasou? Fica vermelho, e a aba na borda da tela avisa a equipe na hora. Com isso, a gestão de condomínios deixa de depender da memória de quem abre a planilha.
O que o síndico vê e faz
O síndico entra como convidado e só enxerga o que é dele: os orçamentos, as confirmações e o calendário de manutenção do prédio. Ele vê título, descrição, prazo e anexos, e mais nada da administradora.
Para responder, ele conclui. Em Orçamentos para aprovar, concluir quer dizer "aprovo"; em Confirmação do síndico, "foi feito"; nas rotinas, "o serviço aconteceu". O zelador pode entrar do mesmo jeito, e os dois resolvem até pelo app do iPhone.
Convidados não ocupam cadeira e são ilimitados em todos os planos. É o mesmo papel que o cliente tem no template de produção para agências: responder com um check, sem pagar licença.
Teste antes de chamar os síndicos
O template vem com a lista Comece aqui, um roteiro de doze passos para configurar e testar os dois fluxos. Antes de abrir para a carteira, faça um ensaio:
- Importe o template como administrador da conta.
- Ative as subcontas com o nome Clientes e crie um condomínio fictício.
- Convide a si mesmo, com outro e-mail, como síndico desse condomínio.
- Dê Pull no chamado de exemplo e leve-o até a Confirmação do síndico.
- Entre como o síndico, confirme o chamado e aprove o orçamento de exemplo.
- Conclua um item de Manutenção mensal e veja ele voltar com o prazo do mês seguinte.
Pergunte ao agente de IA o que vence no mês
Com o Experto MCP, o seu agente de IA olha a carteira inteira de uma vez. Funciona com o Claude, o ChatGPT e outros apps compatíveis com MCP.
Alguns pedidos que funcionam bem:
- "O que vence nos próximos 30 dias em todos os prédios?"
- "Lance em Vencimentos anuais o seguro, o AVCB e a recarga dos extintores do condomínio novo."
- "Quais chamados esperam a confirmação do síndico há mais de 3 dias?"
Cada pedido cria até 50 itens, já com o condomínio marcado. No Contexto da conta para a IA, escreva os prédios da carteira, o gerente de cada um e os fornecedores.
Saiu da assembleia com uma lista de combinados? Veja como transformar a reunião em tarefas com IA.
O administrador libera as conexões em Administração › Agentes de IA e decide se o agente só lê ou também edita. A IA nunca exclui nada.
Baixe o template e importe em 3 passos
O template é um arquivo do Experto, pronto para importar na conta da administradora.
Baixar o template de gestão de condomínios (.json)
- Entre na conta da administradora como administrador.
- Clique na engrenagem ao lado de Minhas listas e escolha Importar listas.
- Escolha o arquivo, confira na prévia as 9 listas e os 22 itens e clique em Importar.
As listas chegam em Só administradores. Siga a lista Comece aqui para abrir as listas à equipe e aos síndicos.
Como adaptar à sua carteira
O template é um ponto de partida: renomeie, junte ou crie listas à vontade. Algumas ideias:
- Outra periodicidade: crie uma Manutenção trimestral conectada a ela mesma, com 3 meses.
- Conselho acompanhando um serviço: mande o link público do item, que abre sem conta.
- Obra grande no prédio, como fachada ou impermeabilização: acompanhe as etapas com o template de gestão de obras.
Os prazos se ajustam na configuração de cada lista, em Lista conectada e Estimativa.
Perguntas frequentes
O síndico paga alguma coisa para usar?
Não. O síndico entra como convidado, sem ocupar cadeira, em todos os planos. O zelador também.
O síndico pode recusar um orçamento?
O convidado aprova concluindo, e pode deixar um comentário ao concluir. Se preferir outro orçamento, ele avisa pela lista do condomínio, e o gerente troca o orçamento no item.
Serve para síndico profissional?
Serve. A conta passa a ser do síndico profissional, cada prédio que ele administra vira uma subconta, e o conselho de cada um pode acompanhar pelo link público.
Quanto custa usar o Experto na administradora?
O Experto é grátis para sempre até 2 membros, com todos os recursos. Os valores para equipes maiores estão na página de preços.
Pronto pra ver todos os prédios numa tela só? Crie a sua conta gratuita, importe o template e tire a gestão de condomínios da planilha ainda esta semana.
