Plantilla para constructoras y arquitectura: obras, inspecciones y la aprobación del propietario
Una plantilla lista para importar en Experto: cada trabajo va del proyecto a la entrega, con inspección, fotos y el propietario aprobando con un clic.
La gestión de obras es lograr que el estudio, la obra y el propietario vean la misma versión de cada cosa: el proyecto aprobado, el plazo de cada trabajo y lo que ya se aceptó. Esta plantilla arma eso en Experto, con cada obra por separado, las etapas conectadas y el propietario aprobando con un clic, con planos y fotos adjuntos.
Descarga el archivo, impórtalo en tu cuenta y lleva el trabajo de ejemplo del proyecto a la entrega antes de sumar las obras reales.
Dónde se pierde la gestión de obras
La gestión de obras se pierde en los espacios: entre el estudio y la obra, y entre el equipo y el propietario. Casi toda constructora reconoce estas escenas:
- la obra ejecutó la versión vieja del proyecto porque la revisión quedó en el correo;
- el propietario aprobó el revestimiento por audio, y nadie encuentra la aprobación;
- la inspección de entrega quedó en papel, y los pendientes no se cierran;
- con varias obras a la vez, el estudio no sabe qué está parado en cuál.
El costo aparece al final, en retrabajo y en discusiones sobre lo que se acordó. Por eso, cada aprobación necesita tres cosas registradas: quién aprobó, cuándo y contra qué especificación.
Por qué la aceptación del propietario necesita fecha
El propio Código Civil de Brasil trata la recepción de la obra por etapas. En el Código Civil brasileño (Ley 10.406/2002), el artículo 614 dice que lo que se midió se presume verificado si el propietario no señala vicios o defectos dentro de los treinta días posteriores a la medición.
El artículo 615 dice que, terminada la obra según lo acordado, el propietario está obligado a recibirla, y que puede rechazarla si el constructor se apartó de las instrucciones, de los planos o de las reglas técnicas. En la práctica, tener registrada la aceptación de cada etapa evita discusiones al final de la obra.
El contrato y el acta de entrega siguen siendo los documentos formales. Lo que resuelve la plantilla es el día a día: cada aceptación queda en el trabajo, con la fecha, la especificación y las fotos.
Cómo la plantilla organiza la constructora
La plantilla separa la obra, el trabajo y la etapa, y cada uno tiene su lugar en Experto. La estructura:
- Cuenta: tu constructora, estudio de arquitectura o empresa de remodelaciones, con todo el equipo.
- Obras: cada obra es una subcuenta, con nombre, color y foto. El propietario entra como invitado, sin ocupar lugar.
- Trabajos: cada trabajo de cada ambiente es un elemento, como
Cocina - Muebles a medida, marcado con la obra. - Etapas: cada etapa es una lista de la cuenta, conectada a la siguiente, con plazo en cada paso.
Si leíste la plantilla de implementación de clientes, vas a reconocer la idea: quien es de afuera completa solo lo suyo. Aquí, quien completa es el propietario de la obra, y lo que aprueba llega con planos y fotos adjuntos. Es lo que promete la página de Experto para constructoras y arquitectura, ahora en un modelo listo.
El camino de cada trabajo, del proyecto a la entrega
Cada trabajo pasa por siete listas, y cada paso le da un plazo nuevo. Los plazos cuentan en días hábiles, a partir del horario de la cuenta (incluye el sábado si las obras trabajan ese día).
- Proyecto. El arquitecto detalla el trabajo: especificación, cantidades y el proyecto en PDF. Quien lo crea define el plazo.
- Aprobación del proyecto (3 días hábiles). El propietario ve la especificación y aprueba completando el elemento.
- Compras (10 días hábiles). Cotización, pedido y material en obra. Un trabajo con plazo propio, como los muebles a medida, recibe el plazo editado a mano.
- Ejecución (10 días hábiles). El capataz le hace Pull al trabajo, que entra en su checklist del día y muestra a todos con quién está.
- Inspección (2 días hábiles). El responsable revisa contra el proyecto y adjunta las fotos. ¿Encontró un defecto? Mover a… devuelve el trabajo a Ejecución.
- Aceptación del propietario (3 días hábiles). El propietario ve las fotos y aprueba el trabajo terminado.
- Entregado (2 días hábiles). El trabajo entra en la certificación y se cierra.
Sumando, un trabajo tarda unos 30 días hábiles del fin del proyecto a la entrega. Nadie tiene que arrastrar nada ni avisarle al siguiente: completar ya pasa el trabajo de etapa.
Checklist de obra: la ficha de cada trabajo
La descripción de cada elemento es la ficha del trabajo, y el propietario la lee en la aprobación y en la aceptación. Por eso, se escribe para él. Una ficha completa tiene:
- el ambiente y el trabajo, también en el título (
Baño social - Revestimiento y sanitarios); - la especificación: material, color, modelo y terminación;
- las cantidades, con el margen de desperdicio;
- el proyecto y el despiece adjuntos en PDF;
- el hito que sostiene el trabajo, en la Fecha clave.
Al crear el trabajo en Nuevo elemento, escribe # y el nombre de la obra. El nombre desaparece del título, y el trabajo ya entra con la obra correcta.
Inspección de obra y la aceptación del propietario
En la inspección de obra, el defecto se convierte en un elemento con plazo, y el propietario solo ve el trabajo después de la revisión. En la inspección final, cada pendiente entra en Ejecución con el ambiente en el título y la foto adjunta, y sigue el mismo camino hasta la aceptación.
El propietario, como invitado, ve solo las listas abiertas a él, como Aprobación del proyecto y Aceptación del propietario, y solo los trabajos de su obra. Completa para aprobar, y el arquitecto elegido en la lista recibe el aviso Invitado concluyó en la campana. Incluso puede aprobar desde la obra, con la app de tareas para iPhone.
¿No aprobó? El propietario avisa, y el equipo lo anota en el trabajo y usa Mover a… para devolverlo a Ejecución o a Proyecto.
Cronograma de obra con hitos fijos
El cronograma de obra queda en las listas: la Fecha clave guarda el hito, y cada etapa guarda su plazo. El hito puede ser la entrega de llaves, la mudanza del propietario o la inauguración del local, y no cambia mientras el trabajo pasa por las etapas.
Para seguirlo:
- filtra por obra en todas las listas y ve lo que se atrasó, en rojo;
- arma la semana de los equipos en el Organizador, con Ejecución e Inspección lado a lado, como en el post sobre cómo planificar la semana del equipo;
- abre el historial del trabajo para ver cuánto tiempo estuvo en cada etapa.
La rutina que toda obra repite
La lista Rutina de la obra está conectada a sí misma: completas un elemento y vuelve con plazo de una semana. Trae tres elementos que repites en cada obra:
- libro de obra y resumen semanal para el propietario;
- seguridad y limpieza de la obra;
- cronograma y próxima certificación.
Es el mismo recurso de las tareas recurrentes, aplicado a la obra.
Revisión del proyecto que todos leyeron
¿Salió la revisión del proyecto sanitario? Adjunta la versión nueva en el trabajo y manda un mensaje marcado como Importante al equipo. El administrador lo envía desde Administración › Mensajes y ve quién ya lo leyó. El mensaje importante queda en pantalla hasta que la persona lo abre.
Descarga la plantilla e impórtala en 3 pasos
La plantilla es un archivo de Experto, listo para importar en tu cuenta.
Descargar la plantilla de gestión de obras (.json)
- Entra a tu cuenta como administrador.
- Haz clic en el engranaje junto a Mis listas y elige Importar listas.
- Elige el archivo, revisa en la vista previa las 9 listas y los 16 elementos y haz clic en Importar.
Las listas llegan en Solo administradores. La lista Empieza aquí trae 11 pasos para abrir las etapas al equipo, las aprobaciones al propietario y probar todo con una obra de prueba.
Plantilla para arquitectura y remodelaciones
El mismo modelo sirve para estudios de arquitectura y empresas de remodelación, con pocos ajustes. Algunas ideas:
- Estudio de arquitectura: en Cómo se llaman, elige Proyectos y divide la etapa Proyecto en Estudio preliminar, Anteproyecto y Proyecto ejecutivo, cada una seguida de una aprobación.
- Remodelación pequeña: junta Compras y Ejecución en una sola lista.
- Obra que se convierte en condominio: después de la entrega, el mantenimiento del edificio sigue otra rutina, como en la plantilla de administración de condominios.
Todo se ajusta en la configuración de cada lista, en Lista conectada y Estimación.
Preguntas frecuentes
¿El propietario de la obra paga para seguirla?
No. El propietario entra como invitado, sin ocupar lugar, en todos los planes. Ve solo los trabajos de su obra, en las listas abiertas a él, y aprueba completándolos.
¿Puedo invitar a proveedores y contratistas?
Puedes, pero con cuidado: todo invitado de una obra ve todas las listas abiertas a las obras, incluidas las aprobaciones del propietario. Para el equipo de campo, lo mejor es entrar como miembro de la cuenta, con Pueden ver en las listas donde solo ejecuta.
¿La aceptación en Experto reemplaza el acta de entrega?
El acta de entrega y el contrato siguen siendo los documentos formales de la obra. Experto guarda el día a día: quién aprobó cada trabajo, cuándo y con qué fotos. Puedes adjuntar el acta firmada al último trabajo de la obra.
¿Cuánto cuesta usar Experto en la constructora?
Experto es gratis para siempre hasta 2 miembros, con todas las funciones. Los valores para equipos más grandes están en la página de precios.
¿Listo para tener cada aceptación del propietario con fecha, fotos y planos? Crea tu cuenta gratis, importa la plantilla y lleva la gestión de obras de tu constructora a un solo lugar.
