Checklist de onboarding de empleados, listo para importar

Un checklist de onboarding ordena todo lo que tiene que pasar para que la persona nueva llegue, se adapte y se vuelva parte del equipo, desde el sí de la contratación hasta los 90 días. En Experto, cada etapa se vuelve una lista de la cuenta conectada a la siguiente, y cada persona nueva pasa por las etapas con plazo.

Aquí tienes el checklist completo, etapa por etapa, y la plantilla lista para importar.

Por qué el onboarding se pierde

El onboarding se pierde porque pasa por muchas manos y nadie ve el todo. RR. HH. se ocupa del contrato, TI de los accesos, el líder del plan. Llega el primer día, y la computadora no.

Es un problema común. En una investigación de Gallup, solo el 12% de los empleados está totalmente de acuerdo en que su empresa hace un gran trabajo al recibir a gente nueva.

El checklist de onboarding, etapa por etapa

Son cinco etapas, cada una con quién la lleva y lo que tiene que estar hecho al final.

Antes de la llegada (RR. HH.)

• enviar el contrato y la lista de documentos;
• crear el correo y los accesos a los sistemas;
• preparar escritorio, equipo y credencial;
• elegir al padrino o la madrina;
• armar la agenda del primer día;
• avisar al equipo de la llegada.

Primer día (líder y RR. HH.)

• recibir a la hora acordada y presentar al equipo;
• entregar el equipo y revisar los accesos;
• hablar de lo que se espera en el primer mes;
• almorzar con el padrino o con el equipo.

Primera semana (líder y padrino)

• capacitaciones del puesto y de las herramientas;
• acompañar a alguien del equipo en su rutina;
• una primera entrega pequeña, con ayuda;
• una charla de fin de semana con el líder.

Primer mes (líder)

• metas de los 90 días acordadas y anotadas;
• una charla semanal con el líder;
• las rutinas del puesto ya en las listas de la persona;
• una evaluación de 30 días.

Hasta los 90 días (líder y RR. HH.)

• feedback en los dos sentidos a mitad del período;
• evaluación final y decisión;
• preguntarle a la persona qué faltó en el onboarding.

Muchas empresas atan esta etapa al período de prueba. En Brasil, por ejemplo, el contrato de experiencia no puede pasar de 90 días (CLT, art. 445), así que la decisión tiene que salir antes.

Cómo funciona la plantilla en Experto

Cada persona nueva es un elemento, y cada etapa es una lista de la cuenta conectada a la siguiente. El título sigue el patrón Nombre · Puesto, la Fecha clave guarda el primer día y la descripción trae el plan de todas las etapas.

¿Terminaste la etapa? El elemento pasa a la lista siguiente, ya con plazo:

Etapa	Plazo al llegar	Quién la lleva
Antes de la llegada	lo defines tú: el primer día, a las 9:00	RR. HH.
Primer día	1 día hábil	líder y RR. HH.
Primera semana	4 días hábiles	líder y padrino
Primer mes	3 semanas	líder
90 días	2 meses	líder y RR. HH.
Integrados	2 días hábiles	RR. HH.

La regla que hace coincidir los plazos: completa Antes de la llegada cuando la persona llegue. A partir de ahí, la primera semana vence al final de la semana, el primer mes cerca de la cuarta semana y los 90 días cerca del tercer mes.

En el Organizador, en la web, las etapas quedan lado a lado, y ves de un vistazo quién está en cada etapa y con quién.

Quién lleva cada etapa, sin asignar responsable

Quien lleva la etapa le da Pull al elemento, y todo el equipo ve con quién está. El elemento entra en su checklist del día sin salir de la lista de la etapa. Es la forma de Experto de repartir tareas sin asignar responsable.

¿Listo? El elemento pasa a la etapa siguiente, el Pull termina y quien se ocupa de la siguiente etapa le da su Pull allí.

Las listas llegan en Solo administradores. En Quién participa, abre las etapas a RR. HH., los líderes y los padrinos con Personas específicas, y deja Integrados solo para quien administra. La persona nueva queda fuera de estas listas, porque guardan sus evaluaciones.

Avisa al equipo con confirmación de lectura

Manda un mensaje al equipo y mira quién ya lo leyó. En Administración › Mensajes, escribe algo como "El lunes llega Ana Souza, analista comercial. Su padrino es Bruno." En Destinatarios, elige Todos los activos o Elegir personas.

Activa Importante para que el aviso quede en pantalla hasta que la persona lo lea. Después de enviarlo, el mensaje muestra cuántos lo leyeron, y el filtro Solo quien no leyó te dice quién falta.

El primer día, invita a la persona nueva a la cuenta. Los primeros pasos en Experto muestran el camino, de la invitación a las listas del equipo.

Descarga la plantilla e impórtala en 3 pasos

La plantilla convierte este checklist de onboarding en siete listas de la cuenta: Empieza aquí, las cinco etapas e Integrados. En Empieza aquí están los pasos para configurar y probar, y el modelo para duplicar en cada contratación.

Descargar la plantilla de onboarding (.json)

1. Entra a tu cuenta como administrador.
2. Haz clic en el engranaje junto a Mis listas y elige Importar listas.
3. Revisa en la vista previa las 7 listas y los 9 elementos y haz clic en Importar.

Para cada contratación, selecciona el modelo con ⌘ + clic (Ctrl + clic en Windows) y usa Duplicar en… › Antes de la llegada. En la copia, cambia el título y pon el primer día en la Fecha clave, que se activa en Administración › Cuenta › Usar fecha clave.

Otros comienzos, el mismo flujo

El mismo diseño sirve para otras llegadas.

• Redes con varias tiendas: el gerente nuevo de cada unidad pasa por las mismas etapas, y la plantilla de gestión de franquicias muestra cómo la sede acompaña a cada tienda.
• Clientes en lugar de empleados: la plantilla de implementación de clientes lleva al cliente nuevo del kickoff al go-live.
• Después de los 90 días: lo que se repite, como la charla mensual con el líder, se vuelve rutina en una lista conectada a sí misma.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debe durar el onboarding?

La plantilla llega hasta los 90 días, que también es el límite del contrato de experiencia en Brasil. Si el puesto necesita menos tiempo de adaptación, acorta los plazos en Lista conectada › Estimación.

¿Quién es responsable del onboarding?

RR. HH. coordina, y cada etapa tiene quien la lleva: el líder, el padrino, TI. En Experto no existe un campo de responsable. Quien lleva la etapa le da Pull, y la lista muestra con quién está.

¿Puedo seguir varias contrataciones a la vez?

Sí. Cada persona es un elemento, así que cada lista muestra quién está en esa etapa, y el Organizador muestra todas las etapas lado a lado.

¿Listo para recibir a la próxima persona sin correr? Crea tu cuenta gratis, importa la plantilla y pon a funcionar tu checklist de onboarding.