Quanto mais você cobra a equipe, mais a entrega atrasa

Se você procura como cobrar a equipe pra entrega sair no prazo, comece contando quantas vezes por dia você manda "e aí, como está?". Cada uma dessas mensagens tira alguém do trabalho pra responder você. A cobrança parece acelerar a entrega, e muitas vezes faz o contrário.

O que acontece depois de um "e aí, como está?"

Uma cobrança de dez segundos pra quem manda vira uma pequena tarefa pra quem recebe. Siga o caminho dela:

1. A mensagem chega no meio de outra coisa, e a pessoa para.
2. Ela abre o grupo, procura de qual tarefa você está falando e confere em que pé está.
3. Escreve uma resposta que soe convincente, tipo "tô finalizando".
4. Volta pro que estava fazendo e precisa lembrar onde parou.
5. A resposta fica no meio da conversa, longe da tarefa, e amanhã ninguém acha.

Pra você, a conta também não fecha. "Tô finalizando" não diz se a entrega sai hoje ou na semana que vem, e a próxima cobrança já fica marcada na sua cabeça.

Agora multiplique pelo time inteiro, todo dia. O grupo de mensagens do trabalho vira um painel de status que ninguém consegue ler, e a reunião de segunda repete as mesmas perguntas, como mostra o post sobre a reunião de status.

A pessoa cobrada corre, e a conta chega depois

Quem é interrompido compensa trabalhando mais rápido, e paga isso em estresse. Num experimento apresentado na conferência CHI de 2008, Gloria Mark e colegas viram que as pessoas interrompidas terminaram as tarefas até mais depressa, sem perder qualidade. O preço apareceu em outro lugar: mais estresse, frustração, pressão de tempo e esforço.

Num dia, isso parece vantagem. Na semana, é um time cansado, que responde rápido e entrega devagar.

A cobrança também costuma vir acompanhada de "só mais um detalhe". Pedido que muda no meio do caminho é uma das origens do retrabalho no marketing, e quase toda equipe conhece essa história.

Por que a entrega atrasa mesmo com tanta cobrança

Quando a cobrança vira o motor do time, o prazo deixa de valer sozinho. O time aprende rápido como as coisas funcionam ali:

• a tarefa urgente passa a ser a última que alguém perguntou, e o prazo combinado fica em segundo plano;
• responder status vira parte do trabalho, e sobra menos tempo pro trabalho em si;
• quem é cobrado demais passa a avisar só quando termina, e o atraso aparece tarde;
• sem o gestor perguntando, nada anda, e ele vira o gargalo do próprio time.

Isso tem nome: microgerenciamento. Muitas vezes nem começa por desconfiança. Começa porque o gestor não tem onde olhar, então pergunta.

Como cobrar a equipe sem interromper ninguém

A melhor cobrança é a que acontece sem mensagem: o prazo combinado fica na tarefa, e o atraso aparece sozinho. Algumas regras ajudam a trocar a pergunta pela visibilidade:

1. Combine o prazo na tarefa, na hora de criar. Prazo dito em reunião some; prazo escrito na tarefa fica à vista de todos.
2. Olhe antes de perguntar. Se a lista mostra com quem está e quanto falta, a pergunta já tem resposta. Se a lista é uma planilha que ninguém atualiza, comece por ela.
3. Pergunte só do que está vermelho. Tarefa no prazo não precisa de cobrança.
4. Troque "como está?" por "o que falta pra destravar?". A primeira pede um relatório. A segunda pede ajuda, e você pode dar.
5. Junte o que sobrar num momento só. Um olhar na lista no começo do dia vale mais que dez mensagens soltas.

Isso não tira o gestor da jogada. Você continua sabendo de tudo, só que lendo a lista em vez de interromper pessoas. A conversa com o time muda de assunto: sai o "em que pé está?" e entra o "o que está travando?".

O prazo à vista no Experto

No Experto, cada tarefa tem o seu prazo, e o atraso fica à vista sem ninguém perguntar. No campo Terminar até, a tarefa mostra "Falta 2 dias" e, se passar do prazo, "Atrasado há 3 horas", em vermelho.

Com a Estimativa, o Experto calcula sozinho quando a tarefa precisa começar, considerando os dias e horários úteis da conta. Os filtros Para hoje e Para semana mostram o que vence logo.

Pra quem gerencia, o acompanhamento fica assim:

• Com quem está: cada pessoa dá um Pull na tarefa que vai fazer, e a lista do time mostra com quem ela está e há quantos dias. É o jeito de dividir as tarefas sem ninguém distribuir.
• O que atrasou: no Organizador, o filtro Quando › Atrasados junta tudo o que passou do prazo nas listas da visão. Na segunda de manhã, dá pra planejar a semana do time já sabendo onde olhar.
• De onde você estiver: no app do iPhone, as listas do time cabem no bolso, e você confere antes de mandar mensagem.

Quando for mesmo preciso falar com todo mundo, quem administra manda um aviso pro time e vê quem já leu, sem abrir mais uma conversa no grupo.

Perguntas frequentes

Como cobrar a equipe sem ser chato?

Deixe o prazo combinado dentro da tarefa e olhe a lista antes de perguntar. Quando precisar falar, pergunte só sobre o que atrasou e ofereça ajuda pra destravar, em vez de pedir um relatório.

O que é microgerenciamento?

É acompanhar o trabalho do time de tão perto que as pessoas passam mais tempo explicando o que fazem do que fazendo. Em geral nasce da falta de visibilidade: sem onde olhar, o gestor pergunta.

Com que frequência fazer o follow-up de tarefas?

Com o prazo à vista, o follow-up de tarefas só precisa acontecer quando algo atrasa ou trava. Uma revisão curta por semana, olhando o que está vermelho, costuma bastar.

Quer parar de mandar "e aí, como está?" no grupo? Crie a sua conta gratuita, grátis para sempre até 2 membros, e teste como cobrar a equipe só com o prazo à vista.