Cuanto más persigues al equipo, más se atrasa la entrega

Si buscas cómo dar seguimiento al equipo para que la entrega salga a tiempo, empieza contando cuántas veces al día mandas "¿y, cómo va?". Cada uno de esos mensajes saca a alguien del trabajo para responderte. Perseguir al equipo parece acelerar la entrega, y muchas veces logra lo contrario.

Qué pasa después de un "¿y, cómo va?"

Un mensaje de diez segundos para quien lo manda se vuelve una pequeña tarea para quien lo recibe. Sigue su camino:

1. El mensaje llega en medio de otra cosa, y la persona se detiene.
2. Abre el grupo, busca de qué tarea estás hablando y revisa cómo va.
3. Escribe una respuesta que suene convincente, tipo "ya casi termino".
4. Vuelve a lo que estaba haciendo y tiene que recordar dónde se quedó.
5. La respuesta queda en medio de la conversación, lejos de la tarea, y mañana nadie la encuentra.

Para ti, la cuenta tampoco cierra. "Ya casi termino" no dice si la entrega sale hoy o la semana que viene, y el próximo mensaje ya queda agendado en tu cabeza.

Ahora multiplícalo por todo el equipo, todos los días. El grupo de mensajes del trabajo se vuelve un tablero de estado que nadie logra leer, y la reunión del lunes repite las mismas preguntas, como muestra el post sobre la reunión de seguimiento.

La persona perseguida corre, y la cuenta llega después

Quien es interrumpido compensa trabajando más rápido, y lo paga en estrés. En un experimento presentado en la conferencia CHI de 2008, Gloria Mark y sus colegas vieron que las personas interrumpidas terminaron las tareas incluso más rápido, sin perder calidad. El precio apareció en otro lado: más estrés, frustración, presión de tiempo y esfuerzo.

En un día, eso parece una ventaja. En la semana, es un equipo cansado, que responde rápido y entrega lento.

Además, el mensaje de control suele venir con "solo un detalle más". Los pedidos que cambian a mitad de camino son uno de los orígenes del retrabajo en marketing, y casi todo equipo conoce esa historia.

Por qué la entrega se atrasa con tanto seguimiento

Cuando perseguir se vuelve el motor del equipo, el plazo deja de funcionar solo. El equipo aprende rápido cómo son las cosas ahí:

• la tarea urgente pasa a ser la última por la que alguien preguntó, y el plazo acordado queda en segundo plano;
• responder sobre el estado se vuelve parte del trabajo, y queda menos tiempo para el trabajo en sí;
• quien recibe demasiados mensajes empieza a avisar solo cuando termina, y el atraso aparece tarde;
• sin el jefe preguntando, nada se mueve, y él se vuelve el cuello de botella de su propio equipo.

Eso tiene nombre: microgestión. Muchas veces ni siquiera empieza por desconfianza. Empieza porque el jefe no tiene dónde mirar, entonces pregunta.

Cómo dar seguimiento al equipo sin interrumpir a nadie

El mejor seguimiento es el que pasa sin mensajes: el plazo acordado queda en la tarea, y el atraso aparece solo. Algunas reglas ayudan a cambiar la pregunta por visibilidad:

1. Acuerden el plazo en la tarea, al crearla. El plazo dicho en una reunión se pierde; el plazo escrito en la tarea queda a la vista de todos.
2. Mira antes de preguntar. Si la lista muestra con quién está y cuánto falta, tu pregunta ya tiene respuesta. Si esa lista es una planilla que nadie actualiza, empieza por ahí.
3. Pregunta solo por lo que está en rojo. Una tarea en plazo no necesita que la persigan.
4. Cambia "¿cómo va?" por "¿qué te falta para destrabarlo?". La primera pide un informe. La segunda pide ayuda, y tú puedes darla.
5. Junta lo que quede en un solo momento. Una mirada a la lista al empezar el día vale más que diez mensajes sueltos.

Esto no saca al jefe del juego. Sigues sabiendo todo, solo que leyendo la lista en lugar de interrumpir a las personas. La conversación con el equipo cambia de tema: sale el "¿cómo va eso?" y entra el "¿qué te está trabando?".

Los plazos a la vista en Experto

En Experto, cada tarea tiene su plazo, y el atraso queda a la vista sin que nadie pregunte. En el campo Terminar hasta, la tarea muestra "Falta 2 días" y, si se pasa del plazo, "Atrasado hace 3 horas", en rojo.

Con la Estimación, Experto calcula solo cuándo tiene que empezar la tarea, según los días y horarios hábiles de la cuenta. Los filtros Para hoy y Esta semana muestran lo que vence pronto.

Para quien gestiona, el seguimiento queda así:

• Con quién está: cada persona hace Pull en la tarea que va a hacer, y la lista del equipo muestra con quién está y hace cuántos días. Es la forma de repartir las tareas sin que nadie las asigne.
• Qué se atrasó: en el Organizador, el filtro Cuándo › Atrasados junta todo lo que pasó su plazo en las listas de la vista. El lunes por la mañana, puedes planificar la semana del equipo sabiendo ya dónde mirar.
• Desde donde estés: con la app para iPhone, las listas del equipo caben en el bolsillo, y revisas antes de mandar un mensaje.

Cuando de verdad hace falta hablar con todos, quien administra le manda un aviso al equipo y ve quién ya lo leyó, sin abrir otra conversación en el grupo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo dar seguimiento al equipo sin ser pesado?

Deja el plazo acordado dentro de la tarea y mira la lista antes de preguntar. Cuando tengas que hablar, pregunta solo por lo que se atrasó y ofrece ayuda para destrabarlo, en lugar de pedir un informe.

¿Qué es la microgestión?

Es seguir el trabajo del equipo tan de cerca que las personas pasan más tiempo explicando lo que hacen que haciéndolo. En general nace de la falta de visibilidad: sin dónde mirar, el jefe pregunta.

¿Cada cuánto hacer el seguimiento de tareas?

Con los plazos a la vista, el seguimiento de tareas solo hace falta cuando algo se atrasa o se traba. Una revisión corta por semana, mirando lo que está en rojo, suele alcanzar.

¿Quieres dejar de mandar "¿y, cómo va?" en el grupo? Crea tu cuenta gratuita, gratis para siempre hasta 2 miembros, y prueba cómo dar seguimiento al equipo solo con los plazos a la vista.