A peça atrasa na fila de aprovação, bem longe da mesa do designer

O atraso na aprovação mora na espera: a peça pronta fica parada numa conversa de WhatsApp, sem prazo e sem lugar fixo, enquanto o atendimento cobra e o cliente responde quando dá. Pra encurtar esse tempo, a aprovação precisa ficar na própria peça, com prazo à vista e um próximo passo que acontece sozinho.

O dia 5 de novembro é o Dia Nacional do Design, uma boa data pra tirar uma culpa injusta da mesa de quem cria. Quando o prazo de um job estoura, a primeira pergunta costuma ir para o designer. A resposta quase sempre está em outro lugar.

Conte os dias do último job que atrasou

Abra a conversa de um job atrasado e separe os dias em dois montes: os de trabalho e os de espera. O resultado costuma surpreender.

Veja um exemplo de post para rede social, com uma semana que qualquer atendimento reconhece:

Etapa	Quem age	Tempo
Criação da arte	Design	1 dia
Envio e cobrança do primeiro retorno	Atendimento e cliente	4 dias
Ajuste pedido por áudio	Design	1 hora
Espera pelo ok final	Cliente	3 dias

Nesse exemplo, a peça passou pouco mais de um dia na mão de quem cria e sete dias esperando alguém olhar. Mesmo assim, é o design que ouve "por que atrasou?".

Por que a culpa vai parar na mesa errada

A criação é a etapa que todo mundo vê, e a espera fica espalhada em lugares que ninguém acompanha. O prazo do job conta as horas de arte e esquece o resto.

A fila de aprovação se esconde em vários cantos:

• a peça enviada no WhatsApp, vista e sem resposta;
• o "vou ver com a diretoria", sem data para voltar;
• a versão aprovada por áudio que ninguém acha depois;
• o ajuste pedido na reunião que não virou tarefa.

Boa parte disso passa pelo grupo de mensagens do time, que guarda tudo e não mostra nada. Sem um lugar fixo, ninguém sabe há quantos dias a peça espera, e o atraso só aparece quando a data de publicação chega.

Quanto custa correr atrás do feedback do cliente

A espera do cliente vira trabalho de verdade dentro da agência, porque alguém precisa cobrar. No State of Creative Workflow Report 2023, da Ziflow com a American Marketing Association, 48% dos profissionais de criação disseram gastar pelo menos cinco horas por mês só correndo atrás de feedback.

São horas de "conseguiu ver?", de print de conversa e de versão errada circulando. Cada rodada de ajuste reabre a fila, e o mesmo job volta a esperar.

Menos rodadas começam antes da arte, num pedido bem feito. Um modelo de briefing de marketing ajuda, e o post sobre como evitar retrabalho mostra por que tanto ajuste nasce no pedido.

Como reduzir o atraso na aprovação sem cobrar mais o cliente

A fila encurta quando a aprovação fica mais perto do cliente e mais visível para a agência. Quatro mudanças fazem diferença:

1. A aprovação mora na peça. O cliente aprova no mesmo lugar em que vê a arte, e fica registrado quem aprovou e quando.
2. A espera tem prazo. Cada etapa do fluxo de aprovação ganha um tempo combinado, e o que passou do prazo fica à vista de todo mundo.
3. Aprovou, seguiu. O ok do cliente leva a peça direto para a publicação, sem ninguém precisar avisar o próximo da fila.
4. O time não para esperando. Enquanto a peça aguarda o cliente, o designer pega o próximo job.

O fluxo completo, etapa por etapa e com prazos sugeridos, está no template de fluxo de aprovação de peças. Aqui vale entender a lógica.

O cliente dentro do fluxo, sem licença paga

No Experto, o contato do cliente entra como convidado e aprova a peça com um clique. Cada cliente vira uma subconta, e o convidado vê só a lista de aprovação e só as peças da empresa dele.

Chegou peça pra aprovar? Ele recebe o aviso, abre e conclui. Se quiser, deixa um comentário pra equipe na hora e faz anotações na própria imagem ou no PDF.

Com as Listas conectadas, Criação, Aprovação e Publicação viram um caminho só:

• concluiu na Criação, a peça entra na Aprovação já com prazo novo, calculado pela estimativa da etapa;
• passou do prazo, ela fica vermelha;
• o cliente aprovou, ela segue para a Publicação, e a agência recebe o aviso "Convidado concluiu" no sino.

No rodapé de cada item, o registro das etapas mostra quanto tempo a peça ficou em cada lista, contra o estimado. Na próxima vez que um job atrasar, a conversa começa pelo dado, e a culpa para de cair na mesa errada.

Convidados são grátis e ilimitados em todos os planos, então a agência não paga licença pra cliente nenhum aprovar. A página do Experto para agências mostra os outros casos de uso.

Quem cobra o cliente quando a aprovação não tem dono

Ninguém precisa virar o cobrador oficial, porque a lista mostra o que está parado com cada cliente e o que já passou do prazo. O atendimento acompanha sem mandar "conseguiu ver?" e só entra em contato quando o prazo vence.

Do lado de dentro, o time puxa o próximo job da fila com o Pull and Push, e todo mundo vê com quem está cada um. Quem gerencia enxerga a fila inteira sem perguntar nada no grupo, e não vira o gargalo do próprio time.

Perguntas frequentes

Quanto tempo o cliente deve levar para aprovar uma peça?

Depende do contrato e do tipo de peça, então combine o tempo de aprovação com cada cliente logo no início. No template de produção para agências, a etapa de aprovação começa com 3 dias úteis, e dá pra mudar na configuração das listas.

O cliente precisa pagar uma licença para aprovar no Experto?

Não. O cliente entra como convidado, sem ocupar cadeira e sem custo, em todos os planos. Ele vê só as peças da empresa dele.

Como saber se o atraso está na criação ou na aprovação?

Abra o item e veja o registro das etapas, no rodapé. Ele mostra quando a peça entrou em cada lista, quando foi concluída e quanto tempo levou, contra o estimado.

Quer ver a peça andando sozinha da criação até o ok do cliente? Crie a sua conta gratuita, grátis para sempre até 2 membros, e deixe o atraso na aprovação para trás já no próximo job. Os primeiros passos no Experto mostram como montar as primeiras listas.